La réunion est probablement le rituel du travail le plus iconique de ces quarante dernières années. Au même titre que la chaîne de montage des usines il y a des décennies, ou le smart working à l’époque du Covid-19. L’année dernière, les ordinateurs et webcams, les smartphones, les logiciels de vidéoconférence ainsi qu’une plus grande maîtrise générale de ces outils de communication ont augmenté la prévalence des réunions à distance. Celles-ci sont passées du statut d’alternative peu pratique à celui de solution de rechange fiable.
Si la pandémie mondiale a entravé les réunions en face-à-face, elle ne les a pas complètement arrêtées, et, à l’avenir, les interactions en présentiel et les salles de réunions seront toujours nécessaires. Après tout, les êtres humains sont parvenus jusqu’ici grâce à 200 000 ans d’évolution sociale.
Les salles de réunions : des espaces pour collaborer et créer
Souvent, lors d’une réunion à distance, vous pouvez avoir l’impression d’être plus concentré et efficace ; cependant, dans le même temps, vous éprouvez un sentiment d’isolement et, une fois la connexion terminée, vous vous demandez ce qu’il vous manque.
Par exemple, le travail à domicile peut rendre plus difficile le processus de création et d’innovation qui constitue souvent le fondement des forces de nombreuses entreprises. Par créativité, nous entendons la capacité à générer de nouvelles idées, et par innovation, la capacité à les mettre en pratique. Or, un aspect important du processus d’innovation est qu’il fonctionne la plupart du temps via la collaboration et le travail d’équipe. Et les nouvelles idées fleurissent tant que l’équipe se trouve dans un environnement idéal – comme les salles de réunion – où elles peuvent s’exprimer et cultiver des relations constructives.
Mais pourquoi est-il si important de disposer d’un espace où vous pouvez vous exprimer professionnellement ? Tout simplement parce que la communication non verbale entre en scène, ce qui englobe de nombreux aspects allant du ton de la voix à la posture, en passant par les expressions faciales. Les signaux non verbaux servent à créer et développer une interaction avec autrui, en transmettant des informations qui sont fondamentales pour maintenir la communication et l’interpréter correctement.
Les inconvénients d’une réunion virtuelle
Nous sommes des animaux sociaux. Nous sommes, par nature, disposés à être en contact les uns avec les autres, ce qui devient une partie essentielle de notre identité et de notre vie quotidienne.
Dans une réunion virtuelle, il y a peu d’occasions – voire aucune – d’être spontané, d’utiliser le langage corporel, les expressions faciales ou les gestes pour communiquer non verbalement. La plupart des experts s’accordent pour dire que 70 % à 93 % de la communication est non verbale, ce qui signifie qu’une grande partie de la communication est perdue à cause de notre dépendance accrue aux réunions virtuelles. Cela limite notre capacité à comprendre les états émotionnels de nos interlocuteurs et peut entraîner un risque accru de malentendus et de méfiance.
Le contact direct avec autrui permet d’apprendre par modélisation, c’est-à-dire en regardant directement comment les autres font, ce qui est la manière dont nous procédons pour apprendre la plupart des choses que nous connaissons et, surtout, que nous pouvons faire. Cela nous permet d’observer les expériences des autres et donc de comprendre comment les relations fonctionnent au sein de l’organisation et d’en interpréter le contexte.
En outre, lorsque nous nous intéressons à la croissance des entreprises, il est très rare que des accords commerciaux soient conclus sans rencontres préalables en face-à-face. L’importance de créer des relations avec les clients ou les prospects potentiels est la force motrice de toute entreprise qui réussit.
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